Brauchen die Gemeinden Unterstützung in der Vergabepraxis?

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Fachbeitrag 3 zur Studie: „Die Beschaffungspraxis in Österreichs Kommunen unter Berücksichtigung des regionalen Faktors“

Für die Studie „Die Beschaffungspraxis in Österreichs Kommunen unter Berücksichtigung des regionalen Faktors“ werden anhand eines Fragebogens (mit über 50 Fragen und weiteren vertiefenden Unterfragen) einzelne Problemstellungen und Herausforderungen österreichischer Gemeinden im kommunalen Beschaffungswesen evaluiert. Ziel der Studie ist die Feststellung, mit welchen Schwierigkeiten österreichische Gemeinden in der Vergabepraxis umgehen müssen und wie welche Herausforderungen in Vergabeprozessen bestehen.

Rund um das Thema der Vergabe werden durch die Gemeindestudie folgende Problemfelder evaluiert: (1) Organisation des kommunalen Beschaffungswesens; (2) Bedarf des kommunalen Beschaffungswesens; (3) Erfahrungen mit Konzessionen & öffentlichen Aufträgen; (4) soziale und nachhaltige Aspekte; (5) Innovation; (6) Finanzierungmodelle; (7) Controlling, Prüfung & Monitoring. Neben den Aspekten der regionalen Entwicklung in Österreich werden auch allgemeine statistische Kennzahlen zu den Gemeinden je Bundesland erhoben.

Im Studienbereich „Bedarf des kommunalen Beschaffungswesens“ geht es um Problemstellungen und Herausforderungen, die unter anderem das technische und vergaberechtliche Know-how der Gemeinden, die EU-Vergaberichtliniennovelle und Konzessionsrichtlinie betreffen. Des Weiteren werden in diesem Studienbereich auch der Weiterbildungsbedarf, die Rechtsunsicherheit im Vergabeprozess sowie Hilfestellungen bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen und/oder Konzessionen evaluiert. Der Studienteil „Unterstützung und Hilfe bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen und/oder Konzessionen“ behandelt dabei die Fragen, ob die Gemeinden Bedarf an einer Unterstützung bei Vergabeprozessen haben, in welchen vergaberechtlichen Punkten Hilfe benötigt wird und welche Hilfe-Tools in der Vergabepraxis gefragt sind. Folglich behandeln die Fragestellungen zwei wesentliche Inhalte:

(1) Unterstützungsbedarf in der Vergabepraxis für folgende vergaberechtlichen Punkte:

a.)    Ausschreibungsnotwendigkeit (d.h., wann eine öffentliche Ausschreibung erfolgen muss),
b.)    Verfahrensart (z. B., welche Verfahren Anwendung finden können bzw. dürfen),
c.)    Leistungsgegenstand (d. h., mit der Definition des Leistungsgegenstands wird das zu beschaffende Produkt oder die zu beschaffende Leistung eindeutig bestimmt),
d.)    Eignungskriterien (d. h., die vom Auftraggeber festgelegten und nicht-diskriminierenden Kriterien, die in ihrer Bedeutung auf den Leistungsinhalt abgestimmt und vom Auftragnehmer zu erfüllen sind. Dabei geht es u. a. um die vom Auftragnehmer zu erfüllenden wirtschaftlichen, technischen und beruflichen Voraussetzungen.),
e.)    Vertragskriterien (z. B. Festlegung der gewünschten Vertragsbestandteile),
f.)     technische Spezifikationen (z. B. die in einem Vertrag enthaltenen technischen Merkmale für eine Dienstleistung oder ein Erzeugnis sowie die Beschreibung /die Konkretisierung der technischen Anforderungen an den Leistungsgegenstand),
g.)    Zuschlagskriterien (z. B. Kriterien wie Qualität, Preis, Ästhetik, Lieferzeitpunkt, Ausführungsfristen etc., bzw. welche Kriterien für die Vergabeentscheidung gewählt werden.),
h.)    Nachprüfungsverfahren (d. h., unter welchen Bedingungen Vergabeentscheidungen auf ihre Rechtmäßigkeit überprüft werden können),
i.)      Konzessionsvergabe (d. h., die behördliche Genehmigung zur befristeten Ausübung eines konzessionspflichtigen Gewerbes oder Handels oder die Verleihung des Rechts an einer öffentlichen Sache),
j.)      EU-Recht (d.h., Klärung verschiedenster Regelungen des EU-Rechts),
k.)    Ausschlussgründe (z. B. bei Eröffnung des Insolvenzverfahrens eines Bieters kann dieser vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden).

(2) Hilfe-Tools bei Vergabeprozessen:

Wie kann die befragte Gemeinde bei vergaberechtlichen Fragen unterstützt werden bzw. welche Hilfe-Tools werden in der Vergabepraxis benötigt? Die abgefragten Beispiele für Hilfe-Tools sind u. a.:
a.)    persönliche und individuelle Beratung,
b.)    praxisorientierte Workshops,
c.)    Leitfäden,
d.)    Kriterienkataloge,
e.)    Hotlines,
f.)     Weitere Hilfe-Tools (z. B. Vergabesoftware).

Im Auftrag des Österreichischen Gemeindebunds werden 100 Gemeinden in ganz Österreich untersucht. Österreichweit wurden vom P/S/R Institut aus Wien schon mehr als 70 Gemeinden in persönlichen und problemfokussierten Interviews sowie in Experteninterviews mit der Stadt Wien, der Stadt Linz und der Stadt Graz befragt. Mit Abschluss der Studie wird es im Herbst 2014 ein Fachsymposium und eine Pressekonferenz geben. Eine Folgestudie ist bereits in Planung.